Perché abbracciare Agile nella comunicazione (1/2)

Perché abbracciare Agile nella comunicazione (1/2)

Circa 3 anni fa, il team comunicazione ed eventi di Agile Reloaded ha iniziato a lavorare ispirandosi ai principi Agile e Scrum. I benefici della nuova strategia di gestione e controllo del flusso di lavoro sono stati evidenti fin da subito.

A distanza di quasi 3 anni e a fronte dei risultati registrati, abbiamo deciso di creare una serie di articoli per raccontarvi l’esperienza di Agile Reloaded.
In questa prima lettura vi proponiamo un quadro d’insieme teorico dei motivi per cui adottare un approccio Agile nella comunicazione – se implementato correttamente – possono rappresentare una valida alternativa per organizzare e gestire i vari progetti aziendali.

Agile non è agile

Oggi si sente sempre più spesso parlare di aziende agili, di progetti agili, di modi di fare agili e di comunicazione agile. Tuttavia, spesso lo si fa utilizzando il termine erroneamente. 

Più che una metodologia o un aggettivo di ultima tendenza, Agile è un insieme di pratiche e un mindset, da abbracciare per consentire ai team di prosperare in un mondo in continua evoluzione. L’adattabilità e la flessibilità, come vedremo più avanti, sono tra i valori fondamentali su cui poggiano Agile e i suoi framework, come Scrum. 

Le sfide di un team marketing e comunicazione

Che si tratti di un team aziendale o di un’agenzia collaborante, chi opera nel settore marketing e comunicazione affronta di frequente sfide dinamiche e spesso imprevedibili. Queste sfide mettono a dura prova la gestione del flusso di lavoro, delle risorse e delle responsabilità dei team. Facciamo qualche esempio: limitate risorse interne, conflitti interni, resistenza al cambiamento, monitoraggio delle prestazioni, comprensione del cliente e dei suoi bisogni, gestione delle urgenze, pressione delle scadenze, adattamento ai cambiamenti di priorità. 

Sia per i gruppi interni che per le agenzie esterne, la chiave per superare queste sfide è la comunicazione efficace, la flessibilità nell’adattarsi ai cambiamenti e una costante ricerca di miglioramenti e innovazioni nelle strategie di marketing e comunicazione.

Ed è qui che Agile arriva in soccorso.

I principi e i valori Agile nella comunicazione

Tutte le metodologie agili reggono su 4 pilastri fondamentali:

  1. Individui e interazioni più che processi e strumenti.
  2. Software funzionante più che documentazione esaustiva.
  3. Collaborazione con il cliente più che contrattazione di piani.
  4. Rispondere al cambiamento più che seguire un piano.

(agilemanifesto.org)

E come Agile, anche il framework Scrum poggia su 3 pilastri:

  1. Trasparenza,
  2. Ispezione,
  3. Adattamento.

(scrumguides.org)

A partire da questi, si può comprendere il motivo per cui l’adozione di approcci ispirati ad Agile nella comunicazione, come il framework Scrum, possa offrire notevoli vantaggi nella gestione degli imprevisti, nella costruzione di una relazione continua con il cliente e nel controllo del flusso di lavoro. 

Adattabilità al cambiamento

Agile e Scrum promuovono l’adattabilità al cambiamento come uno dei loro principi cardine. In un ambiente dinamico come è quello di un team marketing e comunicazione, dove le priorità possono cambiare rapidamente, introdurre un approccio Agile nella comunicazione consente al team di rispondere prontamente a nuovi requisiti o opportunità.

Nello specifico di Scrum, gli sprint di breve durata (2-4 settimane) consentono di rivedere e adattare le strategie frequentemente, riducendo il rischio di investire tempo e risorse in direzioni obsolete.

Collaborazione e comunicazione

Agile favorisce la collaborazione e la comunicazione continua tra i membri del team e con gli stakeholder, promuove riunioni regolari per condividere informazioni, risolvere ostacoli e garantire la trasparenza.

I Daily Scrum offrono un’opportunità regolare per il team di comunicare e affrontare eventuali problemi, migliorando la collaborazione e la condivisione di conoscenze.

Gestione delle priorità

La pianificazione del lavoro secondo Agile si basa sulla prioritizzazione delle attività in base al valore per il cliente. Questo aiuta a concentrarsi sulle attività più importanti, ad elargire le risorse e le responsabilità in base all’urgenza e all’impatto dell’attività da svolgere e ad ottenere risultati significativi prima.

In Scrum, il Product Owner definisce e prioritizza il backlog del prodotto, assicurando che il team si concentri in primo luogo sulle iniziative di maggiore valore.

Miglioramento continuo

La filosofia Agile promuove un ciclo continuo di miglioramento. Dopo ogni iterazione, il team riflette su ciò che ha funzionato bene e su cosa può essere migliorato.

Questo avviene soprattutto durante la Sprint Retrospective, l’appuntamento Scrum dedicato a riflettere sull’ultimo sprint, identificare miglioramenti e pianificare azioni correttive.

Gestione delle risorse

Agile e Scrum favoriscono – o spingono verso – l’auto-organizzazione del team, in modo da consentire ai membri dello stesso gruppo di assumersi responsabilità in maniera autonoma e adattarsi alle esigenze del progetto. Adottare Agile nella comunicazione permette al team di essere responsabile della pianificazione e dell’esecuzione delle proprie attività, migliorando l’efficienza delle risorse.

Trasparenza e monitoraggio delle prestazioni

Infine, Agile promuove la trasparenza attraverso strumenti come la bacheca Kanban e Trello, le board Mirò o altri strumenti di gestione del lavoro visuale. Introdurre Agile nella comunicazione crea trasparenza tra membri del gruppo, facilitando il monitoraggio delle prestazioni; e le metriche come la velocità (quantità di lavoro completato in uno sprint) forniscono indicatori chiari sulle prestazioni del team, incentivando l’analisi e il miglioramento continuo.

Conclusione. Perché abbracciare Agile nella comunicazione

Prendere ispirazione dai principi e dai valori agili può essere una soluzione valida per migliorare l’efficienza del flusso di lavoro del team marketing e comunicazione, ma non solo. Dando priorità alle persone e alle interazioni, alla collaborazione con i clienti e alla risposta ai cambiamenti, alla trasparenza e alla flessibilità, i team possono promuovere una cultura di adattabilità, di innovazione e di miglioramento continuo, affrontando così molte delle difficoltà comuni che possono sorgere nel lavoro di un team aziendale o di un’agenzia esterna. 

Il racconto dell’esperienza del team comunicazione ed eventi di Agile Reloaded continua.
Nel prossimo articolo vedremo da vicino l’esperimento dell’applicazione del framework Scrum, con strumenti, meeting ed esempi concreti.

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