Avvera. La creazione di valore tramite l’Agile Project Portfolio Management

In occasione della scorsa edizione dell’Agile for Management Forum*, Simone Vecchi e Dino Incampo – rispettivamente Lean coach & competence leader e Demand and Project Manager in Avvera – hanno raccontato il percorso dell’azienda verso l’adozione dell’Agile Project Portfolio Management.

A qualche mese di distanza abbiamo intervistato Simone per approfondire il tema, allinearci sulle ultime evoluzioni e conoscere eventuali passi futuri della società. In dialogo con Simone, anche Stefano Leli, Agile Coach di Agile Reloaded che segue il progetto in Avvera.

Avvera. La creazione di valore tramite l’Agile Project Portfolio Management

Iniziamo offrendo un po’ di contesto ai nostri lettori.

Simone, come nasce e cos’è Avvera?

“La società nasce ufficialmente nel 2019. Deriva da un’esperienza di una precedente azienda, Creacasa, costola del Gruppo Credem: un’agenzia di attività finanziaria specifica per intermediare mutui per la prima casa.
Successivamente, per riuscire a sfruttare nuove occasioni offerte dal mercato, come gruppo abbiamo deciso di mettere in atto un progetto evolutivo con il fine di creare una realtà che operasse nel credito al consumo, aggiungendo così nuovi servizi e prodotti per il Gruppo Credem“.

E perché avete deciso di introdurre un modello di Project Portfolio Management Agile?

“In primis, per la necessità di fare ordine e indirizzare gli obiettivi“.

Simone spiega come, a due anni dalla sua nascita, Avvera stesse lavorando per consolidare il suo modello di Business e avesse una forte propensione di tipo progettuale. Peccava però della capacità di gestione e prioritizzazione delle molteplici iniziative che venivano proposte e approvate, “soprattutto in un contesto incerto, volatile e imprevedibile come quello vissuto durante la pandemia“.

Al tempo stesso, iniziava a sentirsi il bisogno di introdurre la Business Agility in azienda, per migliorare il lavoro svolto quotidianamente: prestando maggiore attenzione alla creazione di valore, al time-to-market, alla riduzione degli sprechi, e via dicendo.

“Un sistema di Project Portfolio Management consolidato in ottica Agile andava in questa direzione: di aiutarci a comprendere su cosa orientare la nostra attenzione e le nostre risorse e, successivamente, a dare una metodologia all’intera azienda che aiutasse a interpretare al meglio sia le dinamiche esterne, ma soprattutto i processi interni.“

Stefano, parliamo del momento di contatto tra le due realtà.
Come è avvenuto il primo incontro tra Agile Reloaded e Avvera, lato Agile Reloaded?

“Agile Reloaded è entrata, si può dire, in punta dei piedi. Come primo passo, abbiamo condotto un assessment interno che ha coinvolto diverse persone di Avvera e qualcuno del Gruppo Credem.”

Una precisazione: secondo il modus operandi di Agile Reloaded, l’assessment rappresenta un primo step fondamentale per comprendere appieno le necessità del cliente e, in questo caso, le problematiche interne. Consigliamo, come approfondimento della tecnica, la lettura di questo articolo.

“Da queste interviste e da osservazioni svolte direttamente sul campo“, continua Stefano, “sono emerse 3 macro-iniziative necessarie per Avvera:

1. Consolidare il Project Portfolio Management in ottica Agile
2. Introdurre Agile e Scrum in alcuni contesti
3. Facilitare la nascita di un’eventuale partnership con il principale fornitore della società.“

E invece, Simone, dal punto di vista di Avvera?

“lI passaggio dalla consulenza al coaching non è immediato e quello adottato da Agile Reloaded è stato istruttivo, ma anche disruptive rispetto al metodo classico, tanto da non essere stato immediatamente compreso appieno“, spiega il Lean coach.

“È necessario che l’azienda come organismo si metta in discussione e Agile Reloaded offre tutti gli strumenti per riuscirci. Ma è un approccio che richiede molto impegno e noi abbiamo subìto un po’ il ritorno al vecchio sistema: di provare a mettere subito in pratica ciò che impariamo, più che prima capirlo.
Così facendo, alcune iniziative hanno avuto riscontri un po’ diversi rispetto alle aspettative.“

Simone conclude, “L’aspetto più positivo è che si è instaurata una evoluzione progressiva del nostro mindset e della nostra cultura, con positivi risvolti sul come lavoriamo.”

Entriamo ora nel vivo del progetto.

Simone, qual è stato l’iter che ha portato all’adozione dell’Agile Project Portfolio?

“In Avvera svolgiamo 4 incontri l’anno chiamati QBR (Quarterly Business Review), dedicati alla revisione trimestrale delle priorità e ai quali partecipano tutti i Project Manager e i Manager dell’azienda. L’obiettivo di questi incontri è quello di selezionare, prioritizzare e definire le iniziative da avviare nel corso del trimestre successivo.

Simone spiega che, sotto suggerimento di Agile Reloaded, è stato introdotto anche un modello poi strutturatosi in un quinto incontro a cadenza annua: “l’Evaluation Day, durante il quale raccogliamo altre proposte progettuali che si sommano a ciò che è già in coda dai QBR. La proposizione e la valutazione avvengono coinvolgendo tutto il management. I driver di riferimento che applichiamo considerano le priorità strategiche definite dall’azienda e i criteri di valore e impatto contenuti nella matrice del modello. La sintesi circa il portfolio progetti annuale prospettico per il nuovo anno è svolta dal nucleo del PPM*, che valuta i possibili scenari lato capacity, effort e budget investimenti, proponendo alla Direzione Generale più opzioni di composizione del portafoglio.”

L’Evaluation Day sta dimostrando di essere un momento interessante per Avvera, perché apre la mente delle persone, permette di dichiarare l’obiettivo comune e, talvolta, di far emergere dubbi o proposte alternative. “C’è da dire che il valore di qualcosa resta ancora di difficile misurazione, mentre è più semplice calcolare l’impatto di un’attività” spiega Simone. “La forza, in questo contesto, sta nel confronto e nei dialoghi che nascono tra le persone.”

E Stefano, in che modo è intervenuta Agile Reloaded?

“L’approccio di Agile Reloaded è sempre quello di non portare un metodo preconfezionato.

Quando abbiamo iniziato a costruire il Project Portfolio, il processo è stato ideato insieme ad un gruppo di persone denominato PPM (quello che nel nostro modello corrisponde al Transformation Team*): abbiamo immaginato, ideato, sperimentato e messo a punto insieme il modello, adattandoci all’approccio e alle tempistiche di Avvera. Successivamente abbiamo testato insieme il modello, lo abbiamo modificato e rinominato alcuni processi (come ad esempio l’Evaluation Day, che da modello è diventato una tipologia di incontro fisso).

Spingevamo affinché si creassero conversazioni. E dalle prime conversazioni è emersa la difficoltà di cui parlava Simone, di dare dei numeri al valore. Ma le persone conversavano, le problematiche emergevano e le questioni di potere lasciavano spazio a soluzioni e/o compromessi” conclude Stefano.

Simone, quali nuovi strumenti o figure sono state introdotte nel corso del progetto?

“Lo strumento oggi più utilizzato in Avvera è la Suite di Google, a partire dalla quale vengono poi creati tool ad hoc come ad esempio:

• Uno strumento per governare il Portfolio e la fase di demanding (in ulteriore evoluzione)
• Un file sintetico per gestire il Demand, redatto dai proponenti e uguale per tutti
• Un Tableau de bord, un database dei progetti che genera tool per sintetizzarere la situazione
• La matrice impatto-effort, precedentemente approfondita nell’Evaluation Day.“

E prosegue: “Oltre agli strumenti, abbiamo introdotto anche altre figure in azienda:

• Business Manager, con le responsabilità di garantire la qualità delle informazioni contenute all’interno del Demand e delle interazioni tra le richieste presenti in backlog; e di stimolare, insieme agli utenti di riferimento, i procedimenti necessari per prioritizzare le richieste, sempre in funzione dei driver di valore contenuti nel Demand. Si tratta di 8 persone con funzioni di “facilitatori” da un lato e di responsabili del monitoraggio delle iniziative dall’altro. Un esperimento, questo, che scomparirà con l’evoluzione del modello.
• Organismo di Trasformazione (OTA), nato poiché i modelli devono adattarsi alla situazione e alla realtà dell’azienda, ed era emersa una necessità di pre valutazione rispetto al QBR.”

Ultima domanda, quella da un milione di dollari.
Simone, cosa avete imparato in questi mesi di lavoro e quali sono le sfide per il futuro di Avvera?

“Nel corso degli anni abbiamo intrapreso diversi progetti evolutivi“, racconta Simone, “come l’adozione della Lean, poi di Agile con l’inizio della collaborazione con Agile Reloaded, sul paradigma TEAL e sulla leadership diffusa. Avvera ha sfruttato e sfrutta tuttora l’onda di questi aggiornamenti per colmare alcuni dei GAP interni, come ad esempio la necessità di adottare un team più focalizzato sul Project Portfolio: l’obiettivo sarà costruire un team ad hoc, composto da poche persone ma che dedichino almeno una maggiore quantità della loro capacity alla gestione dell’ambito di competenza.

Un’ulteriore evoluzione“, prosegue Simone, “sta riguardando l’introduzione di filiere differenziate in base al business di riferimento, che gestiranno in autonomia le loro evolutive di business. In questo caso, uno degli obiettivi lato portfolio progetti è quello di garantire autonomia di analisi, valutazione e decisione alle filiere sulle evolutive di business, sia per assicurare l’applicazione dei principi di auto-attivazione e responsabilizzazione, sia per eliminare attività dispendiose e a basso valore aggiunto da parte della funzione PPM, che invece manterrà il presidio dei progetti trasversali o dei progetti di filiera, quindi evoluzioni di grandi dimensioni.”

Seppur un primo obiettivo è stato raggiunto, Simone chiarisce che la collaborazione tra Agile Reloaded e Avvera non è terminata. “Le filiere di business offrono l’opportunità di parlare, confrontarci, migliorarci e di fare coaching diretto per evidenziare velocemente eventuali criticità.” Insieme, le due realtà hanno intrapreso un percorso per l’introduzione di queste filiere e Agile Reloaded per ora sta collaborando per facilitare l’attivazione dell’esperienza pilota.

Grazie Stefano, grazie Simone.

E buon lavoro.