Individui e interazioni per un Agile Project Portfolio Management realistico

Individui e interazioni per un Agile Project Portfolio Management realistico

Come facciamo a pianificare tutte le iniziative che dobbiamo realizzare da qui fino alla fine dell’anno?
La situazione tipica è questa: troppe idee e poche risorse per farle tutte. Allora bisogna individuare il processo più sostenibile per il proprio contesto e che permetta di dire alla fine del percorso “Abbiamo fatto tutto quello che potevamo raggiungere”

Questo processo potrebbe essere l’Agile Project Portfolio Management (APPM), in cui gli individui e le loro interazioni sono la chiave per una pianificazione sana e realistica

Nell’articolo approfondiamo come la pratica di APPM e il primo valore del Manifesto per lo Sviluppo Agile di Software siano inscindibili nel modello implementato da Agile Reloaded

Indice

  1. Azienda sana = tante iniziative
  2. Il classico Project Portfolio Management 
  3. Una definizione di Agile Project Portfolio Management
  4. Primo principio del manifesto: il modello Agile Reloaded 
  5. Le fasi dell’Agile Project Portfolio Management di Agile Reloaded
  6. Avere coraggio: sta davvero andando come pianificato?
  7. Corso di formazione Agile Project Portfolio Management (APFM) con Agile Reloaded
  8. Risorse

Azienda sana = tante iniziative

Se si lavora in un’azienda sana, è normale avere più idee e iniziative che si vogliono realizzare rispetto alle risorse che si hanno per portarle a termine. Se è vero che ci si trova in un’azienda sana e ci sono tante cose da pianificare, ma i budget o le risorse sono limitati, allora dobbiamo capire qual è l’approccio da seguire. Bisogna individuare il processo realistico e sostenibile per il proprio contesto che permetta di dire “Abbiamo fatto tutto quello che potevamo raggiungere”

La pianificazione di tante iniziative, più di quelle che ci si può permettere, è un problema che esiste da sempre e nel tempo si sono provate tante cose, tra le quali il Project Portfolio Management. 

Il classico Project Portfolio Management

Il Project Portfolio Management lo si può definire come: 

Una pratica adottata in aziende, medie o grandi, che hanno un bisogno di prioritizzare le iniziative da svolgere in uno stesso arco temporale.

Il Project Portfolio Management tradizionale tipicamente propone una pianificazione annuale delle attività da svolgere: in apertura del nuovo anno, tutti i progetti selezionati vengono raccolti nel portfolio di progetto e di conseguenza le risorse sono ripartite per l’intero anno.

Spesso nelle aziende si trovano gli uffici di Portfolio Management che raccolgono informazioni dalle persone o reparti – che hanno diverse esigenze – e mettono in priorità le idee, cercano finanziamenti, monitorano attività.
Con l’avvento della Business Agility, ovvero la capacità di applicare i principi agili all’intera azienda, viene introdotto l’Agile Portfolio Management.

 

Una definizione di Agile Project Portfolio Management

La definizione dell’Agile Project Portfolio Management di Agile Reloaded è:

Un approccio alla gestione strategica aziendale basato sulla comunicazione e sulla condivisione

Quindi non è un approccio solamente orientato al valore, come descritto nel caso studio Avvera. La creazione di valore attraverso l’Agile Project Portfolio Management, ma è basato sulla condivisione e sulla comunicazione tra gli individui coinvolti nel processo.

Foto alla slide del workshop Agile Project Portfolio Management agli Italian Agile Days 2022 "Come condividete le iniziative?"

Primo valore del manifesto: il modello Agile Reloaded

In Agile Reloaded abbiamo implementato il nostro modello di APPM e per raccontarlo riprendiamo il primo valore del manifesto:
“Gli individui e le interazioni più che processi e strumenti”

Nella definizione fornita sopra, l’APPM è un approccio basato sulla comunicazione e sulla condivisione. Proprio sugli individui dovremmo fondare il processo “mettere in fila tante cose”, perché solo con la collaborazione degli individui riusciamo davvero a pianificare qualcosa di sostenibile. 

Agile Portfolio Management

Guardando l’immagine, proviamo a spostarci dall’approccio rappresentato a sinistra a quello rappresentato a destra.  

A sinistra: ciascuna area aziendale mette in fila le proprie iniziative. Ognuno vede, così, il proprio pezzetto e l’insieme di tutte le iniziative proposte dai reparti ricadono su chi fa la produzione creando una congestione. In questa situazione-tipo, siamo obbligati a trovare un modo per fare tutto, a creare un piano che sappiamo già sarà impossibile da realizzare.

A destra: tutti gli interessati delle diverse aree aziendali si siedono attorno un tavolo e condividono le proprie iniziative. Condividere le informazioni in modo oggettivo e rendere tutti consapevoli delle proposte, abilita al dialogo e alla possibilità di trovare il modo per fare le cose che davvero servono. 

Le fasi dell’APPM di Agile Reloaded

Di seguito elenchiamo brevemente le diverse fasi del modello Agile Reloaded all’Agile Project Portfolio Management, ma per approfondirle consigliamo la lettura dell’articolo L'(Agile) Project Portfolio Management di Agile Reloaded

Le fasi principali dell’Agile Portfolio Management di Agile Reloaded sono: 

  • Condivisione delle iniziative 
  • Prioritizzazione collaborativa delle iniziative con matrice impatto/effort 
  • Pianificazione condivisa delle iniziative nell’arco temporale stabilito, idealmente di tre mesi.

La chiave di lettura è che ciascun passaggio è svolto coinvolgendo le persone che hanno un interesse. Condividendo le informazioni, gli individui sono coloro in grado di decidere e concordare sulle cose davvero prioritarie per le persone dell’azienda. 

Nel caso studio Agile Project Portfolio Management: collaborazione per la prioritizzazione abbiamo raccontato un’applicazione reale di APPM. 

Avere coraggio: sta davvero andando come pianificato?


I punti salienti del nostro approccio li possiamo riassumere così:

  1. Basiamo l’iniziativa strategica sulla condivisione
  2. Non dobbiamo trovare un modo per fare tutto, ma vogliamo trovare un modo migliore per realizzare le iniziative 
  3. La pianificazione non è un oracolo da perseguire, dobbiamo essere in grado di invalidare il nostro piano. Ogni tre mesi è doveroso chiedersi: “ma sta andando davvero così?” – bisogna avere il coraggio di mettere in discussione e di cambiare

Corso di formazione su Agile Portfolio Management (APM) con Agile Reloaded

Nel 2024 verrà erogato il primo corso di formazione sull’Agile Portfolio Management di Agile Reloaded. Il corso sarà un approfondimento pratico del nostro modello, sviluppato con i nostri clienti in diversi contesti aziendali. 

Se sei interessato ad approfondire la pratica di Project Portfolio Management in salsa Agile, seguici sulla nostra pagina Linkedin o iscriviti alla newsletter per rimanere aggiornato. 

Foto del workshop Agile Project Portfolio Management agli Italian Agile Days 2022

Risorse sull’APPM

Caso studio Agile Project Portfolio Management: collaborazione per la prioritizzazione

Caso studio Avvera. La creazione di valore attraverso l’Agile Project Portfolio Management

Articolo intervista Avvera. La creazione di valore attraverso l’Agile Project Portfolio Management

Articolo L'(Agile) Project Portfolio Management di Agile Reloaded

 

Questo articolo è stato redatto a partire dal talk di Stefano Leli tenuto agli Italian Agile Days 2023 

Le foto contenute nell’articolo sono state scattate durante il workshop pratico sull’Agile Project Portfolio Management agli Italian Agile Days 2022

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