OKR: cosa sono, come usarli e perché sono importanti

Il framework OKR è lo strumento organizzativo che favorisce l’allineamento e la condivisione della strategia ai diversi livelli organizzativi. Non solo aiutano a sistemare il caos che può nascere in un’organizzazione, gli OKR individuano lo scopo comune dal management ai team aumentando il coinvolgimento delle persone. 

In questo articolo rispondiamo alle domande:

• OKR: cosa sono?
• Come usare gli oKR?
• Perché usare gli OKR? I benefici e le criticità
• OKR e KPI

OKR: cosa sono? 

Gli OKR sono un framework che lavora per obiettivi misurabili per l’allineamento strategico organizzativo, il mantenimento dell’autonomia e lo sviluppo dell’innovazione nei team. 

Ma cosa significa OKR?

OKR= Objective Key Results

L’acronimo Okr significa Objective Key Results, ovvero obiettivi e risultati chiave.

Un OKR è, infatti, costituito da due elementi: un obiettivo (Objective) e uno, o più, risultati chiave (Key Results).

Vediamo nel dettaglio Objective e Key Results 

• L’Objective di un OKR è alto e sfidante, per sua natura non deve essere sempre raggiungibile. L’obiettivo è il fine qualitativo che si vuole raggiungere, l’outcome che si aspira a ottenere e risponde alle domande “Cosa?” e “Dove vogliamo andare?”. 
• I Key Results sono i risultati delle azioni misurabili e specifiche che contribuiscono ad avvicinarci sempre più all’Obiettivo. Ci indicano a che punto siamo nel raggiungerlo e quanto ci manca, rispondendo alle domande “Come?” e “Ci stiamo muovendo nella direzione giusta?”. I risultati chiave devono essere concreti, misurabili e verificabili con numeri e percentuali.

Gli OKR fanno riferimento ad un intervallo di tempo specifico, di solito un trimestre.

Come usare gli OKR?

Come spiegato nel paragrafo precedente, un OKR è composto da un obiettivo e da risultati chiave, i quali idealmente vanno dai 3 ai 5. 

Si inizia individuando l’Obiettivo, la cui particolarità è quella di essere difficilmente realizzabile. Se l’obiettivo viene subito raggiunto al 100% vuol dire che è stato scelto un obiettivo poco sfidante. 

Una volta descritto l’Obiettivo, si individuano i risultati che servono per raggiungerlo e che devono essere S.M.A.R.T. (Specific, Measurable, Achievable, Realistic, Time-bound). Infatti, è fondamentale che siano concreti e misurabili tramite numeri e percentuali, per monitorare l’andamento. Durante i follow-up, bisogna essere in grado di misurare quanto siamo vicini a raggiungere il risultato.  

Ai risultati chiave si possono affiancare le iniziative, ovvero le attività da mettere in pratica per raggiungere il risultato chiave, e le persone di riferimento.

Essenziali nell’applicazione degli OKR sono i follow-up. Concordata una cadenza, vanno fatti degli incontri per monitorare il conseguimento dei risultati chiave. Alla fine del trimestre si valuta l’andamento degli OKR, procedendo con il definire quelli nuovi e/o rivisitare quelli non raggiunti. Questi momenti servono, inoltre, per porsi domande sul lavoro svolto, su come procedere, per fare una riflessione su cosa stiamo imparando e per sviluppare la disciplina necessaria per la buona riuscita del framework. 

Esempio OKR

Facciamo un esempio pratico, anche se banale e non reale, che ci può aiutare nella comprensione.

O: Migliorare la brand awareness. 

KR1: Aumentare il traffico sul sito web aziendale a 10.000 visite al mese 

Iniziativa 1.1: Stilare un piano editoriale per il blog aziendale con visibilità di cinque mesi
Iniziativa 1.2: Piano di Google Ads con xxx budget

KR2: Aumentare il numero di follower del 15% ogni 6 settimane sulle piattaforme social

Iniziativa 2.1: aumentare la pubblicazione di social post a 3 post alla settimana su Linkedin e Facebook
Iniziativa 2.2: chiudere un contratto con 4 influencer su Instagram 

KR3: Aumentare il numero di iscritti alla mailing list del 20% entro il trimestre 

Iniziativa 3.1: creare landing page per iscrizione alla newsletter
Iniziativa 3.2: campagna social
Iniziativa 3.3: codice sconto o gift per iscritti a newsletter

One: set inspiring and measurable goals.
Two: make sure you and your team are always making progress towards that desired end state. No matter how many other things are on your plate.
And three: set a cadence that makes sure the group both remembers what they are trying to accomplish and holds each other accountable.
Measure What Matters, by John Doerr.

 

Perché usare gli OKR?

I coach di Agile Reloaded hanno sperimentato e applicato il framework OKR sia presso clienti, sia internamente alla nostra azienda. Grazie alle differenti esperienze, abbiamo evidenziato i principali benefici e criticità per rispondere alla domanda “perché usare gli OKR?”.

Benefici degli Objective Key Results

Uno dei principali benefici degli OKR è quello di essere chiarificatori su più fronti.
La stesura degli obiettivi e dei loro risultati chiave aiuta a individuare la direzione e lo scopo comune dell’organizzazione, favorendo la comunicazione e l’allineamento tra le parti coinvolte.
Gli OKR stabiliscono le mete e le azioni da raggiungere insieme. Infatti, possono essere definiti sia a livello aziendale, ma anche a livello di team e a livello personale, incrementando l’autonomia e la fiducia delle persone.
La condivisione degli OKR ai vari livelli permette una condivisione trasparente della strategia organizzativa all’inizio, durante e dopo il trimestre, grazie agli indicatori di misurazione.
Le sensazioni di smarrimento, frustrazione e confusione, emerse anche in questo meetup sul tema, sono spesso riscontrate nelle esperienze lavorative senza una chiara direzione. Gli OKR pongono le persone dell’organizzazione davanti a degli obiettivi e delle azioni concrete che danno la spinta verso la meta comune, in linea con la visione e la mission aziendali. Crediamo che avere uno scopo condiviso sia cruciale per il coinvolgimento nelle attività e, allo stesso tempo, per far leva sulle competenze e il pensiero creativo delle persone, per trovare le soluzioni migliori.

By clearing the line of sight to everyone’s objectives, OKRs expose redundant efforts and save time and money.
Measure What Matters, by John Doerr

Criticità del framework

Gli OKR sono uno strumento che contribuisce a migliorare l’organizzazione e a far crescere le sue persone, se utilizzato nel modo corretto. Nell’adozione di questo framework può capitare di incorrere in errori d’applicazione.
Gli OKR non vanno confusi con le to-do lists e non sono un insieme di tasks imposti dall’alto verso il basso. Gli OKR sono una serie di attività che impattano l’organizzazione a più livelli e sono condivisi; le to-do list, invece, potrebbero includere, per esempio, i singoli tasks per il conseguimento dei key result e possono essere private.
Lavorare con gli OKR richiede disciplina, che va dalla stesura dei key results ai follow-up di verifica; e richiede un reale commitment del management verso il framework.
Come già analizzato, i risultati chiave devono essere misurabili, ma non per questo gli OKR sono uno strumento di valutazione di performance o di bonus di vario tipo. Gli OBjective Key Results sono uno strumento organizzativo di allineamento, non sono indicatori di performance come KPI, per esempio.

OKR e KPI

Spesso di sente parlare di OKR vs KPI. Ma è davvero così? Oppure questi due strumenti, insieme, possono aiutarci per perseguire un percorso di miglioramento continuo? 

In questo articolo abbiamo parlato di KPI, analizzando le caratteristiche principali. Vi consigliamo la lettura per riflettere sui vantaggi e svantaggi dello strumento.

A seguito di quanto descritto in questi due articoli, in breve, possiamo affermare che:

• KPI è uno strumento di monitoraggio della performance data una metrica specifica e un obiettivo. Non ci dicono il perché di un eventuale miglioramento o peggioramento della performance, ma ne misurano i risultati.
• OKR è uno strumento per la definizione degli obiettivi per l’allineamento strategico dell’organizzazione. L’Objective Key Results imposta il lavoro e guida verso l’azione e l’innovazione, per questo può essere considerato un framework. 

OKR e KPI possono essere quindi usati insieme per guidare un processo di trasformazione: se gli OKR ci aiutano per definire obiettivi e identificare ipotesi su come raggiungerli, i KPI sono gli indicatori che ci permettono di misurare il Key Result. Ma non solo…. gli OKR impostano la strategia, gli Objectives a lungo termine; i kpi misurano i risultati e indicano dove si è migliorati o peggiorati sugli obiettivi specifici più a breve termine.
Quindi piuttosto che usare l’espressione “OKR vs KPI”, preferiamo parlare di “OKR e KPI”.

Conclusione

I benefici del framework Objective Key Results culminano con un’organizzazione allineata con obiettivi chiari e condivisi, la quale consente anche l’autonomia dei team. Apparentemente uno strumento di lavoro semplice, OKR ha bisogno di disciplina ed engagement dei differenti ruoli coinvolti per essere efficace. Un eventuale supporto di KPI può aiutare nella raccolta dei dati e nelle conseguenti riflessioni, rendendo più puntuale l’applicazione degli OKR.

Se desideri un approfondimento o supporto su questi temi nella vostra azienda, scrivici tramite il form di contatto.