Scrum nel team marketing e comunicazione. L’esperimento di Agile Reloaded

Scrum nel team marketing e comunicazione. L’esperimento di Agile Reloaded

Nell’articolo precedente abbiamo visto come i principi agili possono aiutare a superare le sfide per chi lavora nel team marketing e comunicazione di un’azienda o in un’agenzia collaborante.

In questa sede andremo ad approfondire il tema attraverso il racconto di un esperimento pratico: l’applicazione del framework Scrum e dei valori agili all’interno del team marketing e comunicazione di Agile Reloaded.

Prima di iniziare precisiamo alcuni punti, per dipingere insieme il quadro in cui ci troviamo.

Il team marketing, comunicazione ed eventi di Agile Reloaded

In Agile Reloaded il team marketing, comunicazione ed eventi svolge molteplici funzioni, che possiamo racchiudere in due filoni: 

  • Marketing e comunicazione, quindi la progettazione del piano editoriale per blog, social e podcast; studio e analisi SEO, l’elaborazione grafica dei contenuti; la redazione di interviste e articoli divulgativi, l’analisi e la reportistica dei dati collezionati dai vari canali, attività di CMS e CRM, le strategie promozionali per gli eventi,…;
  • Eventi, dunque la gestione della parte logistica degli eventi, il lavoro di budgeting e di accounting con fornitori, l’organizzazione dei trasporti e degli alloggi, l’arredamento e la strumentazione necessaria, e via dicendo.

Il tutto, operando interamente da remoto. Fatta eccezione per alcuni incontri in presenza che organizziamo durante l’anno (come le Palestre o le iniziative di team building).

Una gestione Agile del lavoro

Preso atto della moltitudine di attività che rientravano sotto la nostra responsabilità, era necessario trovare un metodo di lavoro che ci permettesse di portarle tutte a completamento, nel modo più sostenibile ed efficiente possibile.

Agile Reloaded è un’azienda che, come si intende dal nome, promuove la diffusione delle metodologie (plurale) Agile a 360°. È stato quindi abbastanza naturale per noi del team pensare di “sfruttare” le competenze dei colleghi agilisti ed introdurre gradualmente i principi e le pratiche agili nel nostro quotidiano. 

Abbiamo iniziato facendo degli esperimenti di applicazione delle logiche del framework Scrum all’organizzazione delle attività di marketing e comunicazione, adattandole in base alle nostre specifiche necessità

Ad oggi il nostro team è auto-organizzato, indipendente e autonomo, con una propria struttura del lavoro – che comprende strategie, appuntamenti, scadenze, responsabilità, linee guida, principi – mutuata dal framework Scrum. I benefici sono stati evidenti soprattutto nella possibilità di calcolare la capacity individuale e di team in maniera oggettiva e valida, per poi costruire un piano d’azione settimanale che fosse sostenibile per le persone e che rispettasse le scadenze. 

Ma come siamo arrivati fin qui?

Scrum nel team marketing e comunicazione

L’esperimento di Agile Reloaded.

Prima di proseguire, ricordiamo gli appuntamenti che il framework Scrum promuove: lo Sprint Planning, il Daily Meeting, la Sprint Review e la Sprint Retrospective. Si tratta di incontri importanti, che hanno contribuito a dare una struttura al nostro team comunicazione ed eventi. E diciamo “contribuito”, poiché l’esperimento con Scrum ci ha permesso di capire cosa adottare by-the-guide e cosa adattare, invece, in base alle nostre necessità di contesto (ad esempio, il nostro sprint hanno durata breve poiché il team conta poche persone e, dunque, meno tempo di lavorazione).

Ma vediamo un punto per volta.

  • Lo Sprint Planning e la pianificazione del lavoro

La settimana lavorativa del team si apre ogni lunedì mattina con lo Sprint Planning, durante il quale tendenzialmente viene incorporata anche la Sprint Review (come detto, essendo pochi, impieghiamo meno tempo nel prendere decisioni e nel completare il lavoro di review). A livello pratico, ogni lunedì mattina ci connettiamo su Google Meet e ci incontriamo sulla Board Mirò del processo editoriale per lavorare alla costruzione e al raffinamento del Backlog, sotto la guida del nostro Product Owner

Lo Sprint Planning è per noi l’incontro più importante, poiché ci permette di allinearci sulle attività svolte durante la settimana conclusa – e su eventuali impedimenti – e di pianificare la settimana entrante in modo sostenibile.

Per il lavoro di pianificazione in un’ottica Scrum, è necessario svolgere un’azione di prioritizzazione delle iniziative e poi un lavoro di stima delle diverse attività selezionate. 

Stimare un’attività

Per chi non conoscesse il concetto di “stima agile”, vuol dire assegnare un punteggio a quell’attività (“storia”), in base all’effort che richiede in termini di tempo e risorse. In poche parole, significa saper dire quanto possiamo lavorare in quello Sprint, sia individualmente che in termini di gruppo.  

Ed è uno degli aspetti più importanti, nonché impegnativi dello Sprint Planning, perché solo partire dal lavoro di stima si potrà calcolare la capacity e, successivamente, assegnare le varie mansioni in maniera ragionevole, ottimale ed efficace; senza che qualcuno rimanga inutilmente scarico o, viceversa, insensatamente sovraccarico.

Da tenere a mente. La capacity non è una cifra stabilita a priori e fissa nel tempo, bensì soggettiva e variabile: alla fine, più esperienza fai, meno tempo impieghi nel completare quella stessa attività. Pensate a quando eravate figure juniores o ancora studenti: sicuramente impiegavate più tempo rispetto ad oggi, per esempio, nello scrivere un copy o nell’editare un’immagine. Bene, oggi la vostra capacity ha un valore inferiore rispetto a prima e ciò vi permette di assumervi più responsabilità, aumentando di conseguenza il vostro valore.

Osservazioni e Story Points

Tornando al lavoro di stima, esistono diversi modi per determinare il peso di una storia sul carico di lavoro complessivo dello Sprint.

Nel team comunicazione ed eventi di Agile Reloaded abbiamo adottato il sistema degli Story Points, un metodo comparativo. Stimare in maniera comparativa i “punti” di un’attività ha richiesto molto esercizio. L’errore più comune è pensare che “1 punto = 1 ora”, quando in realtà i punti sono una misura di grandezza comparativa che ci dicono semplicemente che una storia che vale, ad esempio, 3 punti richiederà un effort grossomodo 3 volte più grande di una storia che pesa 1 punto. È un lavoro che richiede esercizio e un periodo di aggiustamento, ma alla fine questo metodo si è rivelato essere il più adatto alle nostre necessità.

(Comprendo che pensare di “assegnare un numero ad un’attività” possa richiedere uno sforzo mentale innaturale. Dunque, se vorrete, approfondiremo il tema con altro articolo dedicato).

Concluso il lavoro di stima e calcolata la capacity, il gruppo ha tutte le informazioni necessarie per costruire il proprio Sprint Backlog e assegnare ad ogni risorsa le proprie responsabilità.

  • La Sprint Retrospective e la comunicazione efficace

Un altro appuntamento preso in prestito da Scrum è la Retrospettiva. Si tratta di un evento di grande valore e importanza sia per il team comunicazione ed eventi, sia per i coach e l’intera azienda, poiché permette a tutte le persone dell’organizzazione di rimanere allineate come se fossero giocatori di un’unica squadra.

Tornando al nostro team, anche in questo caso abbiamo adattato la Sprint Retrospective in base al nostro contesto: lavorando su sprint molto brevi, non facciamo una vera e propria “Sprint Retrospective” ma seguiamo una cadenza mensile di incontri. 

Le retrospettive di team vengono svolte sotto la supervisione di un coach di Agile Reloaded esterno al gruppo e costituiscono un’occasione per fermarsi e riflettere su quanto fatto durante il mese appena concluso, sulle emozioni – come persone -, sui bisogni – sia singoli che di gruppo; e anche per gioire dei risultati raggiunti e per interrogarsi su cosa migliorare. 

Osservazioni

Introdurre un momento di ascolto e di dialogo tra colleghi così profondo ha richiesto tempo al team: le persone oggi sono abituate a leggere di contesti lavorativi insostenibili, dove i task arrivano dall’alto come leggi; di situazioni di silenzio tra colleghi che non si parlano; di storie di gelosie e di invidie.

In realtà basta parlare e ascoltare. E se pensiamo sia difficile, è lecito e consigliabile cercare un esperto che ci aiuti a farlo.

In un team, così come in un’azienda, il dialogo è fondamentale per lavorare bene. La comunicazione, l’ascolto e la trasparenza sono tra i principi chiave di Agile e questo incontro è l’occasione perfetta per creare un clima di fiducia reciproca e un contesto lavorativo sano. 

Agile e Scrum nella comunicazione? Si può.

A fronte di quanto visto nello scorso articolo e in questa sede, possiamo affermare che la costanza e gli incontri che il framework Scrum promuove, le “regole” previste per la loro gestione, gli strumenti interattivi collaborativi come le board Miro e Trello o i metodi di lavoro come le stime agili hanno permesso al team marketing e comunicazione di Agile Reloaded di acquisire grande autonomia e sicurezza, di organizzare in maniera ottimale le proprie responsabilità e di adottare un ritmo di lavoro sostenuto.

Questo non riguarda solo Agile Reloaded. Tutto quanto visto è applicabile in qualunque contesto proprio perché Scrum stesso incarna quel principio di adattabilità che tanto promuove: 

  • i meeting si adeguano alla grandezza del team;
  • la durata delle iterazioni varia in base alla tipologia di prodotto in lavorazione o alle necessità delle persone;
  • i lavori di stima e prioritizzazione sono delle alternative valide per una distribuzione ottimale dei compiti e delle risorse;
  • gli incontri come le retrospettive sono raccomandati per rimettere al centro le persone, motivandole e costruendo un contesto di lavoro sano.

Conclusioni

Con questo articolo abbiamo ricostruito il percorso che ha permesso al team comunicazione ed eventi di Agile Reloaded di raggiungere un’organizzazione Agile del proprio lavoro, ispirandosi a Scrum con qualche necessario adattamento.

I prossimi articoli saranno dedicati ad ogni singolo principio agile, per vedere più da vicino in che modo e con quali strumenti è possibile adottarli e rispettarli, per raggiungere una gestione ottimale del proprio lavoro che sia ispirata ai principi e alle pratiche Lean/Agile.

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